Gli accordi quadro e collaborativi tra aziende rappresentano importanti strumenti nella definizione delle linee guida di collaborazioni durature ed efficienti tra aziende, permettendo di ridurre i costi ed aumentare l’efficienza operativa.
Tali accordi, offrendo un quadro normativo flessibile che consente alle parti di stabilire principi generali per una cooperazione proficua, si rivelano adatti per gestire relazioni complesse e assicurare che gli obiettivi comuni vengano perseguiti in maniera ordinata e trasparente.
L’applicazione degli accordi quadro riguarda molteplici settori, tra cui commercio, tecnologia e industria, favorendo il miglioramento della competitività aziendale e la mitigazione dei rischi contrattuali.
Finalità degli accordi quadro e collaborativi
Gli accordi quadro rispondono a diverse esigenze strategiche e operative, tra cui la flessibilità contrattuale, per permettere alle parti di rispondere tempestivamente a mutamenti del contesto economico e di mercato; consente inoltre un’efficienza operativa che permette di ridurre i tempi e i costi associati alla negoziazione dei contratti attuativi delle intese dell’accordo quadro.
Grazie alle loro caratteristiche gli accordi quadro permettono lo sviluppo strategico di sinergie tra le aziende coinvolte, migliorando la loro competitività complessiva anche grazie alla condivisione di progetti di ricerca e sviluppo, oltre a consentire una più adeguata gestione del rischio in quanto vengono previste regole chiare che minimizzano le incertezze legate a future collaborazioni.
Struttura degli accordi quadro
Gli accordi quadro si configurano come contratti generali, che stabiliscono principi e regole della collaborazione per i successivi accordi attuativi.
Nella loro struttura tipica, gli accordi quadro presentano i seguenti elementi:
- Premessa: breve descrizione delle parti coinvolte, finalità e motivazioni che spingono alla collaborazione, descrizione del contesto strategico e degli obiettivi condivisi dalle parti, eventuali riferimenti normativi o settoriali pertinenti.
- Oggetto dell’accordo: descrizione dettagliata dell’ambito di applicazione con definizione delle attività, prestazioni o servizi coperti dall’accordo che saranno oggetto di successivi contratti attuativi.
- Durata e rinnovo: indicazione della durata iniziale dell’accordo, con eventuali clausole di proroga, rinnovo o cessazione anticipata.
- Obbligazioni delle parti: specificazione dei ruoli e dei doveri reciproci, incluse le responsabilità operative e gestionali, con indicazione delle modalità di ripartizione dei costi e delle risorse.
- Clausole di riservatezza: disposizioni che regolano la tutela delle informazioni sensibili scambiate durante la collaborazione.
- Risoluzione delle controversie: procedure alternative per la gestione di dispute, come arbitrato o mediazione, per ridurre i tempi e i costi del contenzioso.
- Legge applicabile e foro competente: identificazione della normativa di riferimento e della giurisdizione competente in caso di controversie legali.
Contenuto specifico degli accordi quadro
Il contenuto degli accordi quadro può variare in relazione al settore di applicazione e alla natura della collaborazione. Oltre agli elementi strutturali, possono essere quindi inclusi:
- Clausole operative: definizione di tempi, modalità e procedure per l’esecuzione delle attività previste.
- Standard quantitativi e qualitativi: definizione di indicatori di performance per valutare il successo dell’accordo e specificazione dei livelli di qualità da rispettare nell’erogazione dei servizi o nella produzione dei beni.
- Prezzi e condizioni economiche: criteri per la determinazione dei prezzi nei contratti futuri, con eventuali indicazioni di sconti o premi e le modalità di gestione finanziaria con dettagli sulla divisione dei costi e dei profitti.
- Penali e incentivi: disposizioni che prevedono sanzioni per inadempienze o premi per il raggiungimento di obiettivi specifici.
- Gestione delle modifiche: procedure per la revisione dell’accordo in caso di cambiamenti rilevanti delle condizioni iniziali.
- Proprietà intellettuale: norme per la gestione di brevetti, marchi e diritti d’autore generati dalla collaborazione e connessa tutela di riservatezza.
- Aspetti legali: definizione delle clausole di risoluzione delle controversie, nonché dei casi di forza maggiore e di eventuale possibilità di modifiche unilaterali.
Modalità attuative degli accordi quadro
L’efficacia degli accordi quadro dipende dall’implementazione di modalità attuative chiare e condivise, per cui è necessaria innanzitutto una comunicazione efficace per uno scambio rapido e sicuro delle informazioni e una pianificazione dettagliata delle scadenze specifiche per ciascuna attività che preveda anche gli eventuali obiettivi intermedi.
La concreta attuazione potrebbe richiedere anche la necessità di un piano di formazione progressivo per gli operatori addetti, da collegare all’attività verificandone gli sviluppi. Per tali aspetti è perciò necessario venga costituito un comitato direttivo, con incontri a scadenza periodica oltre che per convocazioni straordinarie.
È inoltre importante che durante la durata del rapporto venga effettuata l’attività di monitoraggio e di controllo tramite l’utilizzo di sistemi che permettano di verificare il rispetto degli obblighi contrattuali e di misurare le performance. Tale previsione permette anche una migliore gestione delle criticità, anche grazie ad una previa definizione delle procedure da mettere in atto per affrontare eventuali problematiche operative o inadempimenti.
Possibili controversie, cautele preventive e strumenti di risoluzione
Nonostante la loro utilità, gli accordi quadro possono generare controversie, a partire dalla interpretazione delle clausole, in relazione alle quali possono sorgere divergenze sul significato o sull’applicazione di specifiche disposizioni.
Vi è poi il caso di inadempimenti contrattuali, che riguardano in generale un ritardo nell’esecuzione o il mancato rispetto degli obblighi previsti dall’accordo quadro o di una erronea recezione nei contratti attuativi collegati.
Ulteriori conflitti possono poi derivare da variazioni unilaterali delle condizioni contrattuali, quando non espressamente previste oppure definite in modo vago, da questioni economiche attinenti alla concreta applicazione dei prezzi, ai tempi di pagamento o al presentarsi imprevisto di costi aggiuntivi.
Un aspetto a parte è quello di un sopravvenuto conflitto di interessi per cui, a seguito di modifiche oggettive o soggettive di uno o di entrambi i partner, si può generare una situazione di divergenza sugli interessi o sull’uso delle risorse
Cautele preventive:
Per ridurre il rischio di controversie future è importante prendere alcune cautele già a partire dalla fase di preparazione dell’accordo; per questo è sempre opportuno avvalersi dell’aiuto di professionisti esperti nella redazione contrattuale.
Ancora prima della vera e propria stipula contrattuale, è importante svolgere una attenta due diligence rispetto alla solidità finanziaria nonché organizzativa e operativa delle parti coinvolte.
Per dovuta cautela è poi opportuno formulare clausole dettagliate e prive di ambiguità, nei termini e nelle responsabilità, per ridurre il più possibile i margini di interpretazione, inserendo in particolare le clausole specifiche riguardanti:
– l’individuazione dei criteri da adottare per eventuali modifiche dell’accordo rispetto al mutare delle circostanze (c.d. clausole evolutive)
– la definizione delle condizioni e delle modalità per la risoluzione anticipata (c.d. clausole di uscita)
– la protezione delle informazioni sensibili (c.d. clausole di riservatezza)
– la previsione di penali in conseguenza alle eventuali inadempienze (c.d. clausole di salvaguardia)
– la previsione di disposizioni che regolino l’impatto di eventi straordinari e imprevedibili (c.d. clausole di forza maggiore)
Oltre a ciò, è poi importante inserire e definire dei parametri misurabili per la valutazione delle performance delle parti (KPI – Key Performance Indicators) e pianificare anticipatamente degli audit periodici, e quindi, delle verifiche regolari per monitorare l’aderenza agli obblighi contrattuali ed apportare eventuali correttivi.
Strumenti di risoluzione delle controversie:
Nonostante l’adozione delle cautele individuate, è possibile che sorgano comunque delle controversie tra le parti.
Come accennato la modalità di risoluzione delle controversie deve essere specificatamente regolamentata nel contratto dal momento che, le esigenze di rapidità ed efficacia proprie degli accordi quadro, mal si conciliano con i tempi e i modi della giustizia ordinaria.
Per questo è preferibile optare alle forme alternative di risoluzione delle controversie, tra cui la principale e maggiormente seguita è quella dell’arbitrato, cioè la nomina di un collegio giudicante composto da tre soggetti, due nominati dalle parti e il terzo indicato dai due già individuati quale presidente.
Tale sistema, tuttavia, comporta difficoltà nell’individuazione dei soggetti giudicanti e soprattutto è molto oneroso; da qui l’introduzione delle clausole di escalation, con le quali si prevede una sequenza di passaggi per la risoluzione delle dispute, dalla negoziazione diretta all’intervento di un terzo.
In questa prospettiva si è ora inserita la mediazione, introdotta con finalità di ulteriore semplificazione delle procedure, che prevede l’intervento di un mediatore neutrale per facilitare il raggiungimento di un accordo e che può essere prevista come tentativo obbligatorio, prima di ricorrere a rimedi arbitrali o giudiziali per dirimere i contrasti.
L’accordo quadro, quindi, rappresenta uno strumento estremamente utile nella gestione di rapporti complessi; tuttavia, il possibile sorgere di controversie dovute sia ai comportamenti delle parti, ma riconducibili anche ad una scarsa chiarezza nella redazione dell’accordo, rendono fondamentale adottare misure preventive e ricorrere a consulenti legali specializzati, per garantire che tali strumenti siano adeguati alle specifiche esigenze operative e giuridiche delle parti coinvolte.